Conservation, les durées

Conservation, les principes

Les documents émis ou reçus par une entreprise doivent être conservés à titre de preuve.

Les règles de conservation applicables sont fixées par la Loi, le code de Commerce, le code Civil, le code du Travail, ou encore, le livre des procédures fiscales.

Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents.

Cependant, le Code Pénal punit le faux et l'usage de faux. Pour les personnes physiques, la peine encourue est de 3 ans de prison et 45000 € d'amende, plus, le cas échéant, une interdiction de droits civiques. Pour les personnes morales, l'amende s'élève jusqu'à 225000 €. La société est éventuellement dissoute.

Par ailleurs, en matière fiscale, l'amende s'élève jusqu'à 25000 € et une peine de prison peut être prononcée.

L'archivage numérique

L'entreprise peut conserver les documents au format électronique. La numérisation des pièces et l’archivage numérique doivent toutefois être réalisés dans les conditions et garanties prévues par livre des procédures fiscales.

Textes de référence : Arrêté du 23 mai 2019, Article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales (créé par l’Arrêté du 22 mars 2017 - art. 1)

I – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

II – L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

III – Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

1° d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; 2° d'une empreinte numérique ; 3° d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; 4° ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL). Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.


Pour plus d'informations sur les processus de dématérialisation en entreprise, ce lien vers notre article :

Dématérialisation

Conservation - les durées

Les principaux délais de conservation sont présentés ci-dessous par thème.

CONSERVATION DOC COMMERCIAL
SOCIAL

CONSERVATION COMPTABLE
PERSONNEL
CONSERVATION DOC FISCAL

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